Как произвести удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении

При увольнении работника производится не только прекращение взаимных прав и обязанностей, но и расчет. И не всегда речь идет о дополнительной оплате. Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении реализуется, если отпуск был предоставлен работнику авансом, в первые полгода с начала его трудовой деятельности. Расчет нужно реализовать правильно, без нарушений законодательства, чтобы в будущем у бывшего сотрудника не возникло причин для обращения в суд и иные органы.

Действия работодателя при увольнении работника

Прекращение трудовых отношений накладывает на работодателя ряд обязанностей. Он должен сделать следующее:

• издать приказ об увольнении и ознакомить с ним сотрудника;
• вернуть гражданину трудовую книжку;
• произвести расчет, включающий выплату за неиспользованный отпуск, а также иные платежи, в зависимости от причины увольнения.

Расчет – это не только выплаты в пользу работника. Это произведение взаимных платежей, предусмотренных законодательством и имеющимися между лицами соглашений. Это значит, что удержания могут быть законны, при определенных обстоятельствах.

Когда допускается удержание с заработной платы

Случаи, когда удержание с заработной платы считается законным, перечислены в статье 137 ТК РФ:

• для компенсации аванса, который не был фактически отработан;
• для компенсации аванса, который не был возвращен или отработан, если он выдавался для оплаты командировки или переезда в другую местность;
• с целью возврата средств, выплаченных сотруднику по ошибке;
• при увольнении до конца периода, за который гражданин уже «отгулял» отпуск.

Когда удержание не представляется возможным

Даже если речь идет о ситуации, когда работник не отработал отпуск, который по факту получил, есть ситуации, как удержание будет невозможно:

• при отказе лица переходить на другое рабочее место, требуемое ему в связи с заключением медицинской организации;
• если организация была ликвидирована;
• в случае, когда проводится сокращение штата;
• если меняется собственник организации (в таком случае правило применяется в отношении директора, главного бухгалтера и заместителей руководителя);
• когда гражданин призывается на службу в армию;
• если лицо восстанавливается в должности, при условии, что он раньше выполнял работы по решению инспекции или суда.

Удержание также не производится, если возникают чрезвычайные ситуации. Например:

• сотрудник был признан неспособным к выполнению своих трудовых обязанностей, прописанных в законе или договоре;
• при смерти (как работника, так и работодателя, когда он является физическим лицом);
• военные действия, стихийные бедствия и т. д.

Если удержание производится с заработной платы, то оно не может превышать более одной пятой части от ежемесячной выплаты.

Удержание при увольнении

Удержание может производиться и при прекращении трудового договора. Чаще всего оно реализуется, если сотрудник был в отпуске, который предоставлялся ему авансом.

При произведении расчета бухгалтерскому отделу нужно учесть:

• общий срок работы в организации, а также период времени, который был отработан лицом в соответствующем году;
• срок отпуска, который полагается конкретному лицу в соответствии с законодательством и заключенными между сторонами соглашениями;
• длительность отпуска, который уже был реализован. Считается в днях.

Что делать работодателю, если он не может получить от работника всю сумму

Нередки ситуации, когда работодатель не может получить с работника всю сумму за предоставленный отпуск. Это связано с тем, что взыскание ограничено двадцатью процентами (а общее взыскание, по всем долгам – половиной).

Работодатель должен смириться с тем, что не сможет получить остальную часть средств. Это подтверждается и многочисленной судебной практикой, указывающей на невозможность взыскания сумм.

При увольнении возможно три варианта:

1. суммы выплат полностью хватает для произведения расчета с работодателем, даже с учетом того, что сначала высчитывается НДФЛ;
2. суммы недостаточно, но работник погашает долг добровольно. Такой платеж оформляется кассовым ордером или распиской, если работодателем выступает физическое лицо. Но на практике подобные ситуации встречаются крайне редко;
3. суммы недостаточно и работник отказывается производить расчет добровольно. Чаще всего работник даже не знает, что должен возвращать работодателю какие-то деньги.

В каждой ситуации есть свои особенности, связанные с бухгалтерией и налогообложением.

Бухгалтерские проводки

При удержании средств бухгалтер должен сделать сторнировочные записи. Они будут соответствовать записям о выплате отпускных, но ставится знак «–».

После этого работодатель имеет право сократить налогооблагаемую базу на сумму излишне уплаченных средств.

Подведем итоги

Удержание за неотработанные дни отпуска производится, если работник уволился ранее окончания периода, за который он уже полностью отгулял отпуск. Данную процедуру нужно правильно оформить, а затем произвести расчет на основании законодательства и имеющихся соглашений. Бухгалтерия, при этом, реализует выплату и уменьшает размер налогооблагаемой базы на сумму излишне уплаченного отпуска.