Требования к бесконтактному заселению в квартиру: что нужно знать собственникам и управляющим

Изначально такой формат стал массовым во время пандемии COVID-19, когда минимизация личных контактов была критически важной. Однако и после снятия ограничений предприниматели продолжили использовать этот способ — он оказался удобным, безопасным и экономически оправданным. Ниже рассмотрим основные требования и правила, которые следует учитывать при организации бесконтактного заезда в квартиру или апартаменты.

1. Что такое бесконтактное заселение

По сути это процесс заезда без личной встречи с администратором. Бронирование, оплата, получение ключей и доступ к номеру происходят полностью в онлайн-формате. Гость получает электронный код, ссылку или QR-ключ, который открывает дверь в установленное время.

На практике применяются следующие схемы:

• Электронный ключ. QR-код или цифровой ключ для замка.
• Электронный документ. Гость получает ссылку с договором, подписывает его онлайн и получает доступ.
• Виртуальный контакт. Инструкция передаётся через видеозвонок.
• Терминал или сейф-ключница. Код к боксу с физическими ключами.

Источник: Шедеврум

2. Правовые и организационные требования

Идентификация и оформление гостей

Несмотря на отсутствие личного контакта, арендодатель обязан:

• получить данные гостя для регистрации;
• обеспечить подписание договора в электронной форме;
• соблюдать требования миграционного и налогового учета (если это предусмотрено).

Для этого используются электронные сервисы и специальные CRM-системы.

Безопасность и контроль доступа

Согласно общим требованиям к арендным помещениям, владелец должен обеспечить безопасность объекта:

• установка электронных замков, сертифицированных и устойчивых к взлому;
• ведение журнала входов и выходов (автоматически через ПО);
• наличие резервного способа открытия двери;
• инструкции для экстренных ситуаций.

Соблюдение конфиденциальности

Электронная передача данных требует соблюдения закона о персональных данных. Сервер, где хранятся сведения о гостях, должен быть защищён, а доступ — ограничен.

Источник: Шедеврум

3. Плюсы и минусы бесконтактного заселения

Преимущества для владельцев

• Снижение затрат на персонал.
• Круглосуточный заезд без участия администратора.
• Минимизация человеческого фактора.
• Отсутствие накладок с ключами и времени приезда.
• Быстрый контроль состояния жилья.

Преимущества для гостей

• Заезд в удобное время без очередей и ожидания.
• Отсутствие бумажной волокиты на ресепшн.
• Гибкие условия бронирования и проживания.
• Возможность управлять бытовыми параметрами через приложение.
• Нередко более доступная стоимость аренды.

Недостатки системы

• Вероятность технических сбоев замков или приложений.
• Необходимость технической грамотности гостей.
• Опасения владельцев по поводу сохранности имущества (решается залогом и страхованием).

4. Технические требования к системе бесконтактного заселения

Чтобы система работала надёжно, необходим комплекс технических решений:

• Электронные замки — с удалённым управлением и журналом действий.
• Сервер хранения данных — для учёта гостей, передачи данных и отчётности.
• Мобильное приложение или сайт — для бронирования, оплаты и получения кодов доступа.
• Интеграция с PMS — автоматизация бронирований, статусов заезда и управления номерным фондом.

Внедрение проходит поэтапно: анализ объектов, выбор оборудования, интеграция, тестирование и обучение сотрудников.

Источник: Шедеврум

Вывод

Бесконтактное заселение — это перспективный, удобный и технологичный формат краткосрочной аренды, который значительно снижает расходы и повышает комфорт гостей. Соблюдение технических, правовых и организационных требований позволяет собственникам внедрить систему законно, безопасно и эффективно, а гостям — наслаждаться быстрым и удобным заселением в любое время суток.